Вместо тысячи Excel файлов

Типовой способ сбора данных с дочерних подразделений

Чем крупнее компания, тем больше в ней различных отделов и структурных подразделений, зачастую разрозненных территориально. Часто необходимо собирать данные с удаленных сотрудников и подразделений. Для этих целей обычно используется множество excel-файлов, которые заполняются сотрудниками в удаленных подразделениях и отсылаются в головной офис по электронной почте. Далее эти файлы обрабатываются, для формирования сводных отчётов по основным показателям деятельности компании, которые часто служат для принятия управленческих решений.
При таком типовом способе работы возникает ряд проблем: файлы теряются в почте, возникает путаница с версиями файлов, сложно проводить контроль поступления данных, процесс формирования сводных отчётов неудобен и трудоёмок. В итоге информация до руководства доходит с ошибками, не в полном объеме и с запозданием. Кроме того, тратиться много ресурсов на свод в единые информационные таблицы данных полученных от разных сотрудников и подразделений.

На рисунке приведена схема типового способа сбора данных с дочерних подразделений:



Решение с помощью GetReport

GetReport позволяет автоматизировать процесс сбора информации с дочерних подразделений и удаленных сотрудников. GetReport работает через web-интерфейс, поэтому для использования не требуется устанавливать никаких программ, достаточно иметь браузер. Сотрудники подразделений, вместо заполнения множества excel-файлов и отправки их по почте, просто открывают систему в браузере и заполняют необходимые формы. После внесения данных в отчетные формы, новая информация мгновенно попадает в централизованную базу данных, где происходит контроль поступающих данных и автоматически формируются сводные отчеты.

Алгоритм сбора данных

Шаг 1. Создание шаблона формы

Администратор создаёт шаблон формы и набор полей, которые необходимо будет заполнить дочерним подразделениям (например: прибыль, количество клиентов, показания счётчика электроэнергии за определённый период времени). Однажды созданный шаблон формы можно будет использовать неоднократно.

Шаг 2. Создание задачи

При создании задачи указывается срок и список исполнителей. К задаче можно приложить шаблон формы, которую должен будет заполнить каждый исполнитель.

Шаг 3. Контроль исполнения

Система позволяет отслеживать процесс выполнения задачи: на сколько процентов собраны данные, на каком этапе выполнения задачи находится тот или иной исполнитель

Шаг 4. Сводные отчёты

После того как исполнители заполнили отчётную форму автоматически формируется сводный отчёт для руководства. По собираемым данным можно строить диаграммы и конструировать отчёты.

GetReport ускорит работу всей организации, сделает всю собираемую информацию доступной для анализа и принятия решений.