Департамент образования

Изначальная ситуации

Департамент образования еженедельно собирает отчетные данные с образовательных организаций. Процесс сбора данных построен следующим образом:

 

  • Специалист Департамента образования формирует форму в виде excel-файла, рассылаемого по e-mailв районные отделы образования;
  • Районные отделы образования рассылают форму подведомственным образовательным организациям;
  • Образовательные организации направляют заполненную форму обратно в районный отдел;
  • Районный отдел проверяет заполненные формы, в случае наличия замечаний возвращает форму для исправления, затем формирует агрегированный отчет по району и отправляет его в Департамент образования.
  • Специалист Департамента образования сводит информацию в итоговый отчет.

 

Срок сбора данных по одной форме мог превышать месяц. Стояла задача повысить скорость сбора данных и снизить трудозатраты.

 

 

Решение

При внедрении GetReportбыли выполнены следующие задачи:

  • Создан набор веб-форм, соответствующих собираемым формам в Excel, каждой образовательной организации предоставлен доступ к формам посредством личного кабинета.
  • Созданы 3 роли: «Департамент» (видит информацию по всем образовательным организациям, видит отчеты, может ставить задачи на сбор данных и создавать новые формы и отчеты с помощью конструктора), «Районный отдел» (видит информацию по подведомственным образовательным организациям), «Образовательная организация» (видит только свою информацию).
  • Настроены отчеты для просмотра собранных данных в агрегированном виде.
  • Настроены уведомления: для образовательных организаций в случае поступления задачи о предоставлении данных и для районного отдела в случае нарушения срока предоставления данных.
  • Настроена проверка корректности предоставления образовательными организациями данных.

 

 

Эффекты от внедрения:

  • Повышение оперативности сбора данных;
  • Сокращение трудозатрат на построение сводных отчетов;
  • Сокращение трудозатрат на проверку корректности заполнения данных;
  • Снижение числа ошибок в собираемых данных.

Интервью с куратором внедрения

Спустя 1.5 года после внедрения GetReportмы провели интервью с Ионовой Людмилой Сергеевной, директором Информационно-аналитического центра при Департаменте образования об эффективности использования GetReport.Интервью представлено в сокращенной тезисной форме:

 

Какие основные задачи позволила решить система?

  1. Уход от сбора данных через excel-формы;
  2. Обеспечение доступа к данным из любого места;
  3. Разграничение доступа к данным для образовательных организаций;
  4. Сокращение времени на сбор данных.

 

Какие участники системы?

  1. Школы;
  2. Садики;
  3. Учреждения дополнительного образования;
  4. Департамент образования;
  5. Информационно-аналитический центр;
  6. Районные отделы образования.

 

Как сейчас построен процесс сбора данных?

  1. В ИАЦ приходит требование на сбор необходимой информации с учреждений;
  2. Аналитик ИАЦ создает в конструкторе GetReportформу;
  3. В образовательные организации направляется приказ заполнить форму в заданный срок;
  4. Образовательные организации вносят данные;
  5. ИАЦ при необходимости дополняет данные и утверждает форму;
  6. Автоматически строится агрегированный отчет,при необходимости выгружается в Excel;
  7. При необходимости в форму и отчет вносятся корректировки;
  8. Отчеты выкладываются на сайте Департамента образования (http://demo.permedu.ru/#/)

 

Как относятся к системе в Департаменте образования?

Начальнику департамента система очень понравилась. С помощью встроенного в GetReportконструктора были настроены формы сбора данных для всех отделов Департамента образования, за исключением отдела финансов, который консервативно относится к изменениям, они продолжили собирать данные через Excel.

 

Есть ли претензии со стороны пользователей?

Поначалу было много организационных вопросов, сейчас все работают самостоятельно. Нареканий со стороны пользователей нет.

 

Какую основную боль помогла решить система?

  1. Уход от Excel. До внедрения GetReportобразовательные организации заполняли формы не соблюдая формат, нарушали структуру Excel-файла, что затрудняло последующую обработку собранных файлов. Могли заполнять данные не за тот период, и не по тем показателям. Это была боль. Приходилось со всеми говорить по телефону объяснять и сводить.
  2. Информация всегда и везде доступна. Раньше чтобы получить определенный показатель приходилось обращаться в отдел и запрашивать посчитать, на это уходило время.Сейчас же все цифры доступны и их искать не надо.
  3. Единое значение. При заполнении через Excel все понимали цифры по-разному. И если руководитель на совещании просил значение определенного показателя у трех отделов, то ему могли представить три разных значения. Это было связано с тем, что каждый по-своему понимал методику расчета показателя.  Сейчас же расчет показателей происходит автоматически и доступен в одном месте — в системе. Единые правила и единая методика позволяет быть уверенным в корректности цифр.

 

Какая боль еще не закрыта?

Большой проблемой является заставить образовательные организации сдавать отчетность вовремя. Часто приходится звонить и напоминать. Было бы полезно решение упрощающее эту процедуру.

 

Какие еще системы используете в своей работе?

Пользуемся Trelloдля постановки задач.

 

Какие основные задачи у ИАЦ?

  1. Сбор данных с образовательных организаций и построение отчетов;
  2. Разработка, ведение и поддержка систем и порталов (Единый портал Пермского образования, Дошкольный портал, УДО, экономика школы и т.д.)
  3. Фото и видео поддержка мероприятий в сфере образования в нашем городе.

 

Жалеете о внедрении GetReport?

Нисколько. Система оказалась весьма полезной.